コロナ禍

テレワークのデメリット 中小商社営業視点で5つ、傾向と(ちょっとした)対策。

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ついに出てしまった。。。。😱😱😱😱😱

コロナウィルス流行以来、感染者が出ていなかった私の職場。

1号感染者、そしてその後1週間の間に5号感染者まで感染確定。濃厚接触者3名。

もともと緊急事態宣言中ということもあり、半数在宅体制であった勤務先はこれを受けて、1/10勤務体制へ急遽移行を行なりました。

そして、全員PCR検査実施指令が出され、私も濃厚接触でもありませんでしたが、初めて唾液のPCR検査を受けました。

とりあえず今のところ私は無事でほっとしました。

 

現実問題として、感染してしまったら家族丸ごと大変な事態に陥りますので、引き続き注意を重ねていこうと思います。

と言うことで、緊急事態延長など政府では色々議論されていますが、私のテレワーク8割以上生活はしばらく続きそうです。

これもいい機会。今回は実際に私が職場で感じた中小貿易企業営業社員が感じたテレワークでのデメリット、不便に感じたこと、その解決法をあげてみました。

デメリット1:社内でのFace to Faceのコミニケーション。

言い方はFace to Faceとは言っても、職場での人間関係の多くは友達でも恋人でも家族でもないですので、具体的に困る部分としては根回しだと思います。

お代官様、そこを何とか。。。。

根回しのイメージってこれですよね。

お代官様と越後屋の密談ってのは、相手の顔色を見ながら行うことになりますので、

お代官様、ちょっと面倒なことがありまして〜。

と、電話やZOOMやチームスでは真意が伝わりずらかったり、メールをしてしまうと不都合な記録が残ってしまったりと面談より不便に感じます。

根回しというと多くは、正規な通常の方法で簡単に通らないことを裏ルートから事前説明するというシュチュエーションが多いと思います。

何事も公明正大にはいきたいですが、現実問題全てが問題なく順調に進むと言うのは難しいと思います。

対策も近道はなく地道なものになります。

テレワークだからこそ特に作業を丁寧に。

当たり前ですが、日々の仕事を丁寧にやりましょう。

テレワーク期間中は特に丁寧にやりましょう。

社内で根回しが必要となるケースは何かしら問題が生じているケースが多いです。

その原因は細かな仕事のミスの積み重ね、元を辿ると原因の仕事についての注意不足や確認不足であった何てことが多いです。

「万一のリスクはほぼ発生する

特に輸出入とか外国相手でやっていると万一の心配は万一でなく「じゅういち」ぐらいで実現化すると見た方がいいよ。。。
←私も赤鬼さんみたいになったことは数知れず。。。。

と考えて、丁寧にお仕事をしておくことが重要です。

コミニケーションコストが高い人との仕事は避ける。

これは、サラリーマンである限りは難しいことではありますが、コミニケーションコストがかかる人間と仕事をすることは避けましょう。

簡単に言えば、説明に時間がかかる人、細かく説明しなければかなりの確率で何かしらの抜け落ちがある人ですね。

新人さんなら若手ならともかく、ベテランでこう言う人実は結構いるんです。。。。

仕事が雑な人、細かいニュアンスにこだわる人、社内クレーマー、、、、などなど色々ですね。

かく言う私もサラリーマンですので残念ながら、働く相手は選べる立場にありませんが、特に海外の人とは色々な面で雑、、、、いや、感覚が違いますので、「修正作業」が仕事の大きなウェイトを占めてしまっております。。。。😭

コミニケーションコストのかかる人は、自分もそういう人間と認識していませんので厄介です。

避けられるなら避けるに限ります。。。。

デメリット2:上司を安心させる必要がある。

これは一部の経営者や管理職の方々の視点ですが、自分の目の前に部下がいないと落ち着かないようです。

上司との友好度や信頼度にも関係しますが、日本でテレワークが普及しない理由としては、年配の経営者や管理者のこうした性格的なものが大きいのではないでしょうか。

私のような雑兵としての対策法はこんな感じです。

報告を増やし、メールにCCをつける。

上司も人間です。

今までのやり方で掴んできた現在の地位と立場、今までの経験から見てもテレワークは未知な体験です。

平社員としてのテレワークの経験もない上に、テレワークで管理職を全うする必要が出てきてしまいました。

新たな環境で大丈夫か手探りな状態です。

ですので、テレワーク初期は自分も大変ですが、上司のその懸念は払拭してあげましょう。

特にテレワーク開始直後などは、過度なくらいに報告や相談、メールにCCをつけて、彼らが自分の動きを把握でき、その上の上司にも状況を説明できる立場を作ってあげましょう。

しばらくして、上司もテレワーク体制に慣れ始めて、あなたもテレワーク下でも安心して仕事を任せられる人間と再認識されれば、通常ペースの報告頻度でも大丈夫でしょう。

これは信頼度の高まりに繋がります。

強いては、根回しせずとも色々と話が通りやすくなる追加効果も望めると思います。

デメリット3:対外連絡方法 旧通信、旧記録方式。

FAX、固定電話、印鑑、これは少なくとも私の知っている限り、まだまだ日本の企業では、未だ頑固に残っている風習です。

特に注文書や契約書、送り状、伝票などなど、紙媒体の信頼性は未だメインとなっており、

メールとかPDFとかそう言う類のものは信用できない!

と言う考えが根強く残っています。

具体的な問題点と対策方法。

テレワークを始めてすぐに直面する問題が、固定電話、ファックス、ハンコだと思います。

 

固定電話

現在の大手企業は社員にスマホを常備させて万全な通信網を持っていますが、中小企業ですと未だ個人の携帯電話で対応している場合などもまだまだあります。

会社の固定電話は無くなることはないとは考えますが、会社携帯の導入。営業担当ごとに持たせる必要があります。

得意先仕入れ先への徹底。ビジネスメールの場合は、メールの末尾に「署名」を加えることが多いですが、そこの電話番号で携帯番号を強調しておくのがいいですね。



FAX

これが国際ニュース見てもちらほらバカにされていますが、FAXの受発注がまだまだ日本では主流だったりします。

発注書に手書きで請書サインを書いて返信して受発注とする。

これが今現在まで続いています。メールやSNSまで普及している世の中なのに。。。

ですが、これにもテレワークで変えなければならないなら、解決策はあるんです。

複合式プリンターのFAXのパソコン送受信機能を設定します。

通常の会社の複合式プリンターでしたら、多少設定すればPCからFAXが見えるようになります。

これで発注書や納品書、貿易書類(特に到着通知)などのFAX連絡を受信できるようになります。


ハンコ

ハンコのデジタル化、デジタルハンコの導入などがあります。デジタルハンコについては、あの有名なシャチハタさんなどもソフトなどの販売を行なっておりますね。Shachihata Cloud Standard / Business と言うサービスを展開されてますね。

 

テレワーク施策実施を徹底して連絡。

得意先仕入れ先などに連絡するたびに現在はコロナ対策のテレワーク体制である旨と従来の連絡方式が不便である旨を伝えておくことを伝えておきましょう。

アナログですが、一番大切な対策です。

内部統制規定や日本式リスク管理。

今回のペーパーレスだけでなく、日本企業の国際戦略のスピード感のなさの原因として、内部統制制度など縛りが原因になっていると個人的には考えております。

書面などの管理については、特に考えが古く、例えば少額な注文書などについても階層別の承認印やサインがないことを指摘して徹底する。

基本取引契約書の締結が終わっていない間、取引を進められないなどで会社がアクションを起こすたびに大きくタイムロスするケースが散見されます。

結果、機を逸して機会喪失が発生していることも・・・。😭

具体的な例ですと、売買契約書、発注書などですね。

タイト(希少価値のある)な製品の仕入れ作業において上司のサイン待ち。時間をロス。

その結果、他社企業に先を越されタイトな製品の仕入れの確保に失敗するなどです。

逆に見積もり決済に時間がかかり、商機を逃すケースみたいなことが多いです。

これは輸出ビジネスなどで非常に多い。少なくとも東アジアで日本企業は動きが遅い(正確だけど)と言う認識をされています。

これは改善すべき課題ですね。。。。

デメリット4:面談での営業攻勢が難しい。

従来型のアポイント→面談商談で新規開拓営業をメインとしていた会社はB to Bビジネスで新規の仕事獲得が困難になり、営業方法の抜本的な見直しが必要となりました。

従来型にこだわるのでしたら、Web会議での打ち合わせや稀に可能な面談でと言うことにはなりますが、コロナ禍は一部のハイテク関連やお薬関係以外の業界は元気がなく、新製品などの開発自体を自粛していることが多いですので、新規開拓と言うより既存防衛の営業が主となってしまうのが現状です。

こう言う時にWebマーケ、セールスライティングなどの力がある人は、メールで新規顧客を一本釣りなんてことをやってのけますので強さを発揮できますね。

デメリット5:在宅難民。

これは各個人の生活状況にもよりますが、ご自宅に仕事をできるスペースがないということがあります。

具体的な例として、、、、

・お子さんが小さくて仕事の邪魔になる。

・夫婦関係が微妙、または普段顔を合わせていないので、長時間顔を合わせるのが辛い。

・家が狭く、とてもではないがお仕事をできる場所がない。

などなど事情は様々ですね。

コワーキングスペース、カフェワーク。

利用。個人的には在宅勤務にした意味がないとも思いますが、昨今は在宅勤務難民の方々のために感染対策バッチリのコワーキングスペースを利用する方々やスタバなどのカフェで仕事をしている方も多いようです。

コワーキングスペースも数が増えてきて、現在は検索サイトも出てきています。

「Coworking DB」日本全国コワーキングスペース検索サイト

テレワークデメリットまとめ。

テレワークのデメリットは社内的なもの、対外的なもの、個人事情的なものなど多岐に登りますが、基本対外営業の新規開拓以外はちょっとした工夫で解決するものです。

今回はデメリットを上げていきましたが、テレワークのメリットはデメリットを大きく上回ります。挙げればキリがないので敢えてデメリットだけ書かせて頂きました。

日本が長年世界から指摘されてきた、低い生産性を克服することができるきっかけになりうるものであり、今まで長い通勤時間か高い家賃or住宅ローンの2択を迫られていた一般サラリーマンにとって、健康、心のゆとり、あらゆるものでいい方向へ導く原動力となりえます。

そして、テレワークができない方は公共機関を利用する人が減るので、(便数を減らされなければ)快適な通勤、コロナ禍ではリスク低減を享受することができます。

テレワークは正義だ!

・・・と私は強く思います!

(これが言いたかった。。。。)

最後は完全に私見となってしまい申し訳ございません。

今回は以上になります。

最後までお読み頂きありがとうございました。

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FUJIHO-YI

こんにちわ!FUJHOと申します。 埼玉在住、最近はコロナということもあり、コストコやショッピングモールなどの攻略レポート、仕事と生活上の問題、飼い始めたセキセイインコの飼育記録+たまに中国ネタのブログ書いています。 頑張って書いてます。 ご一読頂ければ幸いです。 中国に縁があり2006年5月に〜2012年10月まで中国上海で生活していました。 今も中国と関わる仕事に携わっています。 残念ながら、コロナで国外は行けそうにないですね。 よろしくお願いします。

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